Come scrivere una email commerciale, abbreviazioni e formule

Scrivere lettere o e-mail non è il tuo forte? Spesso capita di dover scrivere lettere o e-mail commerciali, utilizzando un linguaggio più o meno formale, e dirette per esempio ad aziende o enti pubblici. Ci si ritrova a dover fare i conti, quindi, con abbreviazioni (spettabile, gentilissimo, egregio e così via) e con ‘formule di rito‘ cui siamo pochi abituati nel linguaggio di tutti i giorni. Vediamo, dunque, come scrivere – in 4 semplici passi – una lettera o mail commerciale davvero impeccabile!

Prima di tutto dovrai sapere che questo tipo di lettere devono “arrivare” in modo diretto al destinatario, quindi l’intestazione (corretta) è il primo passo per non sbagliare.

  1. Apri il programma per videoscrittura che preferisci, ad esempio Word.
    Innanzitutto, in alto a destra bisogna riportare l’intestazione, ovvero le specifiche del destinatario della mail, utilizzando: Spettabile o Spett.le (se preferisci la formulazione abbreviata). Se invece ti devi rivolgere ad una persona specifica inserisci: Alla cortese attenzione di. Anche in questo caso esistono svariate forme di abbreviazione, come per esempio: C.A. o C.Att.ne (per “Alla cortese attenzione”), o ancora P.C. che significa ‘per conoscenza’ e C.C. ‘cortese conoscenza’.
  2. Terminata l’intestazione ora occorre inserire la data in cui viene redatta la mail.
    Immediatamente dopo dovrai inserire l’oggetto, ossia il motivo della tua lettera/mail (Es: “OGGETTO:…”). Data e oggetto dovranno essere posizionati ed allineati a sinistra.
  3. A questo punto bisogna scrivere il corpo della e-mail, cioè la comunicazione che si vuole dare, che dovrà essere breve e puntuale. È possibile utilizzare alcune formule standard – e relative abbreviazioni, quali:
    Egregio Signor (abbreviato: Egr. Sig.)
    Gentilissimo/a Signor/a (abbreviato: Gent.mo/a Sig.re/a)
    Gentilissima Signorina (abbreviato: Gent.ma Sig.na)
    Se invece dovrai rivolgerti, nella lettera, a una persona che ha un titolo di studio:
    Avv. (Avvocato )
    Geom. (Geometra)
    Ing. (Ingegnere)
    Arch. (Architetto)
    Rag. (Ragioniere)
    Successivamente comunica in maniera decisa e coincisa il tuo messaggio.
  4. Sei arrivato alla conclusione. È giunto il momento di congedarsi, per farlo utilizza le classiche formule di commiato, come per esempio:
    RingraziandoLa anticipatamente Le porgo i miei più cordiali saluti.
    Rimango in attesa di un Suo riscontro.
    Sotto a destra inserisci i dati (indirizzo, e-mail, telefono) grazie ai quali il ricevente della lettera potrà contattarti. E a destra riporta la dicitura ‘Firma’ in modo tale da poter apporre, a penna, o mediante firma elettronica, la tua firma autentica.