Scrivere lettere o e-mail non è il tuo forte? Spesso capita di dover scrivere lettere o e-mail commerciali, utilizzando un linguaggio più o meno formale, e dirette per esempio ad aziende o enti pubblici. Ci si ritrova a dover fare i conti, quindi, con abbreviazioni (spettabile, gentilissimo, egregio e così via) e con ‘formule di rito‘ cui siamo pochi abituati nel linguaggio di tutti i giorni. Vediamo, dunque, come scrivere – in 4 semplici passi – una lettera o mail commerciale davvero impeccabile!
Prima di tutto dovrai sapere che questo tipo di lettere devono “arrivare” in modo diretto al destinatario, quindi l’intestazione (corretta) è il primo passo per non sbagliare.
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- Apri il programma per videoscrittura che preferisci, ad esempio Word.
Innanzitutto, in alto a destra bisogna riportare l’intestazione, ovvero le specifiche del destinatario della mail, utilizzando: Spettabile o Spett.le (se preferisci la formulazione abbreviata). Se invece ti devi rivolgere ad una persona specifica inserisci: Alla cortese attenzione di. Anche in questo caso esistono svariate forme di abbreviazione, come per esempio: C.A. o C.Att.ne (per “Alla cortese attenzione”), o ancora P.C. che significa ‘per conoscenza’ e C.C. ‘cortese conoscenza’. - Terminata l’intestazione ora occorre inserire la data in cui viene redatta la mail.
Immediatamente dopo dovrai inserire l’oggetto, ossia il motivo della tua lettera/mail (Es: “OGGETTO:…”). Data e oggetto dovranno essere posizionati ed allineati a sinistra.
- Apri il programma per videoscrittura che preferisci, ad esempio Word.
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- A questo punto bisogna scrivere il corpo della e-mail, cioè la comunicazione che si vuole dare, che dovrà essere breve e puntuale. È possibile utilizzare alcune formule standard – e relative abbreviazioni, quali:
– Egregio Signor (abbreviato: Egr. Sig.)
– Gentilissimo/a Signor/a (abbreviato: Gent.mo/a Sig.re/a)
– Gentilissima Signorina (abbreviato: Gent.ma Sig.na)
Se invece dovrai rivolgerti, nella lettera, a una persona che ha un titolo di studio:
– Avv. (Avvocato )
– Geom. (Geometra)
– Ing. (Ingegnere)
– Arch. (Architetto)
– Rag. (Ragioniere)
Successivamente comunica in maniera decisa e coincisa il tuo messaggio.
- A questo punto bisogna scrivere il corpo della e-mail, cioè la comunicazione che si vuole dare, che dovrà essere breve e puntuale. È possibile utilizzare alcune formule standard – e relative abbreviazioni, quali:
- Sei arrivato alla conclusione. È giunto il momento di congedarsi, per farlo utilizza le classiche formule di commiato, come per esempio:
– RingraziandoLa anticipatamente Le porgo i miei più cordiali saluti.
– Rimango in attesa di un Suo riscontro.
Sotto a destra inserisci i dati (indirizzo, e-mail, telefono) grazie ai quali il ricevente della lettera potrà contattarti. E a destra riporta la dicitura ‘Firma’ in modo tale da poter apporre, a penna, o mediante firma elettronica, la tua firma autentica.