Gestione documentale: tante ragioni per una scelta vincente

Nella costante competizione per aumentare la produttività, ridurre i costi, e in generale migliorare la performance delle aziende, spesso ci si focalizza soltanto sui processi principali, andando a sottovalutare la possibilità di agire sulla gestione dell’azienda stessa. Uno dei classici esempi di questo tipo di ottimizzazione è quello relativo alla gestione documentale.

Nonostante siano infatti passati anni da quando i software OCR e l’archiviazione digitale sono stati proposti per le prime volte sul mercato, e il funzionamento di questi sistemi sia nettamente migliorato nelle prestazioni e nell’affidabilità, la percentuale di diffusione di soluzioni di questo tipo è ancora lontana dal 100%. Come mai, abbiamo domandato?

La risposta – ci hanno detto i responsabili di un’azienda specializzata fra le più importanti del settore, la Datasis di Albiolo – sta nell’incertezza da parte dei dirigenti: i dubbi sono tanti, e l’informazione sull’argomento insufficiente.

Ecco quindi un piccolo riassunto delle domande e dei dubbi più comuni presso i dirigenti aziendali riguardo alla gestione documentale.

Perchè dovrei interessarmi alla gestione documentale?

Perchè l’accesso alle informazioni, oggi, è più vitale che mai. E in un’azienda di medie dimensioni i documenti importanti per la gestione sono numerosissimi, e vengono prodotti a un ritmo tale da rendere sempre meno pratica l’archiviazione tradizionale.

I vecchi metodi di gestione dei documenti, basati sull’archiviazione cartacea in faldoni e armadietti, diventano infatti ingestibili al crescere dei volumi di carta coinvolti. Come si possono usare utilmente i dati di una lettera ricevuta sei o sette anni fa, che contiene un’informazione importante, se per farlo bisogna prima passare due ore chiusi in archivio a cercarla, sperando che non sia stata messa per errore nella cartelletta sbagliata, e così persa per sempre?

Questo, con un’archiviazione digitale, non può accadere. Ogni documento è sempre rintracciabile istantaneamente, in qualsiasi momento: e non occorre né dedicare personale  all’archivio, né pagare per uno spazio dove tenere soltanto armadietti e documenti. Tutto l’archivio è contenuto in un normalissimo hard disk.

Quali sono le considerazioni di cui tenere conto per l’archiviazione?

Il formato digitale dell’archivio permette di concentrarsi facilmente sui criteri più importanti.

  • Quali sono i documenti che può essere utile recuperare in qualsiasi momento, per consultarli o verificarne i dettagli? Qualsiasi documento – lettere, immagini, pagine di manuali – diventa un file che basta un click a recuperare.
  • Chi deve avere accesso ai documenti? I permessi d’accesso possono essere differenziati anche per ogni singolo file dell’archivio. Diventa possibile perfino aprire alla consultazione da parte dei clienti la documentazione che è comodo possano visualizzare, senza dover temere che leggano documenti riservati di qualsiasi altro genere.
  • Dove vengono prodotti i documenti da archiviare? La digitalizzazione permette di acquisire i documenti da quanti e quali postazioni si ritiene necessario. È possibile integrare il sistema su ciascuna postazione di lavoro, oppure solo in alcune posizioni dedicate.

Ci sono rischi o pericoli per la riservatezza?
In realtà, i pericoli in questo senso sono molto minori con la gestione documentale e l’archiviazione digitale. Una volta digitalizzati, i documenti sono file protetti all’interno dell’hard disk, e i privilegi di accesso vengono stabiliti volta per volta.

In definitiva, è un livello di sicurezza molto superiore a quello di un armadietto chiuso a chiave, o di una serie di fogli che potrebbero essere dimenticati temporaneamente su una scrivania.

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